La necesaria transformación digital en la gestión de litigios

Por tanto, muchas empresas, al menos de momento, están y seguirán estando expuestas a altos niveles de litigiosidad; consumidores más informados, reclamadores profesionalizados, relaciones y entornos más complejos y cambiantes, nuevas tipologías de productos y servicios, y un frenético crecimiento de la regulación, nos obligan a asumir esta realidad y buscar la forma de gestionarla.

Y es que la litigiosidad tiene un alto impacto en las compañías. Además de los lógicos costes asociados a su gestión -abogados y procuradores- y a los posibles riesgos derivados de las condenas, la litigiosidad exige mayores inversiones en recursos, merma el esfuerzo del negocio y en muchos casos puede impactar en la marca y reputación de la compañía. 

Su mala gestión puede acrecentar exponencialmente dicho impacto. Pero, por el contrario, una debida gestión de la litigiosidad puede convertir el problema en una oportunidad; en este caso, una oportunidad para entender la causa de esa litigiosidad, identificar qué y cómo debe cambiar en el seno de la compañía para mejorar las relaciones con sus clientes y proveedores, pero también para entender su comportamiento y poder tomar decisiones, tanto a nivel de estrategia procesal como de negocio, de forma más rápida y certera. 

La transformación digital nos permite cambiar la forma de gestionar la litigiosidad hacia una gestión que va más allá de la tramitación procesal. 

Esta transformación digital en el sector legal y en especial en la práctica procesal no ha tenido pocos detractores -el miedo al cambio es una respuesta emocional natural-, pero creemos que ha sido fundamental entender que la transformación digital no va de sustituir a los abogados por robots, sino de apoyarse en la tecnología para mejorar los procesos, eficientar costes, mejorar el control, minimizar riesgos y destinar menos tiempo a aquello que no aporta valor para poner nuestro tiempo y conocimiento al servicio de aquello que sí aporta valor y nos reta como profesionales.

Pero ¿Cómo hacerlo? El primer paso para llevar a cabo esa transformación digital es revisar nuestros procesos ¿Cómo venimos gestionando nuestra litigiosidad? Levantar nuestros procesos no es algo malo, denota voluntad de mejora y valentía ante el cambio, conciencia de que siempre hay margen para la mejora y nuevas oportunidades; es necesario para identificar las posibles ineficiencias, puntos de fricción, pero también los puntos fuertes y las buenas prácticas, y evaluar posibles cambios mediante la integración de tecnología, aceleradores y/o sencillamente implementando cambios en el proceso.

La gestión de procedimientos judiciales -desde la recepción de la demanda o en su caso desde la preparación e interposición de la misma, hasta el cumplimiento de la resolución que pone fin al litigio-, es un proceso complejo en el que intervienen muchos agentes, tanto internos como externos a la compañía, genera infinidad de actuaciones y comunicaciones, requiere de la preparación y revisión de gran cantidad de escritos, así como de tiempo para el registro de datos y documentación, pero también para la elaboración de informes. Todo ello, además, de lo que es esencialmente importante, el estudio y enfoque del pleito. 

La definición de un buen proceso será esencial para coordinar a los distintos agentes y cubrir todas las necesidades de la forma más eficiente y con las debidas garantías, pero, además, la tecnología puede ayudarnos a incrementar exponencialmente la eficiencia y el valor de nuestro trabajo.

Contar con herramientas que nos permitan automatizar tareas repetitivas como el procesamiento de correos electrónicos y notificaciones, el registro de datos y documentos en nuestras plataformas de gestión e incluso la generación de determinadas tipologías de escritos, la transcripción de vistas o la búsqueda de jurisprudencia, permitirá que nuestros equipos estén enfocados en las tareas que aportan verdadero valor -estudiar esa jurisprudencia, analizar y valorar la prueba practicada en esa vista o analizar e interpretar los datos reportados en la herramienta de gestión-, pero también nos permitirá gestionar mejor las puntas de trabajo y evitar errores humanos.

Dotarnos de una herramienta de gestión de litigios que ofrezca un entorno colaborativo para todos los agentes del proceso, permita la íntegra gestión del pleito con el registro de todas las actuaciones y su correspondiente documentación, así como el control de los vencimientos y señalamientos, y el reporte del dato en tiempo real, permite ordenar la gestión de la litigiosidad, controlar la carga de los equipos, adoptar controles, minimizar riesgos y gestionar y tomar decisiones sobre la base de datos reales.

La gestión y explotación del dato es una parte fundamental del proceso para alcanzar el objetivo -convertir la litigiosidad en oportunidad-. Los abogados, y en este caso los procesalistas, generamos cantidades ingentes de datos que en muchos casos no se usan, pero que son de un valor incalculable. Nosotros tenemos claro que cambiar la forma de gestionar la litigiosidad pasa, necesariamente, por hacer uso de esos datos, su explotación nos permitirá entender nuestra litigiosidad -cuál es su causa-, cuánto riesgo nos genera, cómo se comporta ¿funciona la estrategia procesal que estamos adoptando? Nos permitirá detectar patrones e identificar tendencias que nos dotarán de información para una gestión más proactiva y menos reactiva. Nos permitirán sentarnos con el negocio y valorar y plantear cambios, mejoras que eviten o mitiguen nuevos riesgos.

La transformación digital es una oportunidad para los abogados de “deshacernos” (con garantías) de aquellas tareas que no nos retan, y centrarnos, profundizar e ir más allá en lo que realmente es estratégico para nuestras compañías y clientes.