La digitalización notarial y societaria en España experimentó un salto cualitativo con la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales (en adelante, “Ley 11/2023”), en diálogo con el marco europeo, el Reglamento (UE) 2024/1183 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de abril de 2024, por el que se modifica el Reglamento (UE) 910/2014 (en adelante, “eIDAS”) en lo que respecta al establecimiento del marco europeo de identidad digital (en adelante, “eIDAS 2.0”).
Este ecosistema se complementa en España con la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza (en adelante, “Ley 6/2020”) y anticipa el despliegue de la Cartera Europea de Identidad Digital (en adelante, “EU Digital Identity Wallet” o “EUDI Wallet”) como instrumento para la identificación y firma transfronterizas seguras y armonizadas, la cual está prevista que tenga su plena implantación a lo largo de este año.
Marco normativo y operativa digital notarial
El Reglamento (UE) 2024/1183 ha actualizado el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) para establecer el marco europeo de identidad digital, conocido como eIDAS 2.0, consolidando la equivalencia jurídica de la firma electrónica cualificada (“FEQ”) y armonizando las exigencias técnicas para prestadores cualificados en toda la UE. En España, la Ley 11/2023 introduce la comparecencia notarial por videoconferencia y la matriz electrónica, mediante la reforma de los arts. 17 bis y 17 ter de la Ley del Notariado, posibilitando la autorización de determinados instrumentos públicos con FEQ del notario.
En la práctica, el acceso a la “notaría digital” se articula mediante el Portal Notarial del Ciudadano, con identificación cualificada (por ejemplo, FNMT o DNIe), manteniéndose el criterio profesional del notario para requerir presencia física cuando la complejidad o riesgos del negocio lo aconsejen, en particular ante dudas de identidad, capacidad, consentimiento o riesgos de blanqueo de capitales.
¿Qué puede autorizarse por videoconferencia sin acudir ante notario presencialmente?
Tras la reforma de la Ley del Notariado (artículo 17 ter), pueden autorizarse telemáticamente, entre otros, con impacto directo en la práctica societaria y financiera, las siguientes actuaciones:
- Pólizas mercantiles, entre los que se encuentran los préstamos personales, líneas de crédito, avales o factoring, excluidos los préstamos con garantía hipotecaria.
- Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como otros actos societarios, cuando existan aportaciones dinerarias, por ejemplo, aumentos de capital dinerarios o traslados de domicilio que no conlleven aportaciones no dinerarias.
- Poderes para pleitos, poderes especiales y poderes para actuar ante Administraciones y revocación de poderes. No es posible autorizar por videoconferencia el otorgamiento de poderes generales o preventivos.
- Cartas de pago y cancelaciones de garantías, en particular, la escritura de cancelación de hipoteca puede autorizarse por videoconferencia cuando concurren los requisitos específicos.
- Actas de junta general y testimonios de legitimación de firmas.
- Declaraciones de obra nueva y divisiones horizontales en supuestos tasados, sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad.
Estos supuestos permiten otorgar escritura pública o póliza sin necesidad de acudir presencialmente ante notario, con la misma validez y eficacia que si se hubieran firmado presencialmente, siempre que se utilicen medios de identificación y firma cualificada y se cumplan las condiciones técnicas de la sede electrónica notarial.
¿Qué no puede autorizarse online y requiere de comparecencia presencial?
Todo acto no incluido en el listado anterior exige otorgamiento presencial ante notario. A título enunciativo, no pueden autorizarse por videoconferencia:
- Compraventas de inmuebles.
- Préstamos o novaciones con garantía hipotecaria.
- Testamentos ordinarios, salvo el supuesto excepcional de epidemia con confinamiento obligatorio.
- Poderes generales o preventivos.
- Actos societarios con aportaciones no dinerarias, por ejemplo, constituciones o aumentos de capital con aportaciones que no sean dinerarias.
En consecuencia, cuando el contenido exceda el perímetro recogido en el artículo 17 ter de la Ley del Notariado, las partes deberán asistir presencialmente ante notario.
Firma electrónica en documentos societarios
En la contratación y documentación societaria privada rigen el régimen eIDAS 2.0 y la Ley 6/2020, distinguiéndose entre firma electrónica simple, avanzada y FEQ, manteniendo esta última su condición de único mecanismo con equivalencia jurídica automática a la manuscrita, ahora fortalecida por los nuevos estándares de seguridad y por la armonización técnica impuesta a los prestadores cualificados de servicios de confianza en toda la Unión Europea.
Para certificaciones de los órganos de administración, actas y poderes que circulen telemáticamente, es recomendable utilizar firma FEQ emitida por prestador cualificado (incluido en la lista de confianza nacional o de la Unión Europea) y sellos de tiempo cualificados, para asegurar trazabilidad probatoria.
Para la remisión al Registro Mercantil de escrituras que incluyan certificaciones societarias firmadas con firma electrónica, será necesario que previamente el notario legitime dichas firmas de conformidad con el principio de neutralidad tecnológica, y haciendo constar, que éste ha podido comprobar la información de los envíos telemáticos, encontrándose entre dicha información, el identificador privado de los documentos, el Identificador del Proceso de Firma Electrónica Avanzada y las evidencias del proceso de las firmas electrónicas generados por los firmantes durante el proceso, quedando probada de esta forma, la autenticidad de las firmas electrónicas contenidas en las certificaciones.
EUDI Wallet y nuevos servicios de confianza en eIDAS 2.o
La Cartera Europea de Identidad Digital (EUDI Wallet) y los nuevos servicios de confianza introducidos por eIDAS 2.0, facilitarán la identificación electrónica y la presentación de atributos verificados mediante sistemas criptográficos avanzados, entre los que destacan las atestaciones de atributos y las pruebas de conocimiento cero, que habilitan un intercambio verificable sin revelar información innecesaria. La interoperabilidad de la EUDI Wallet se encuentra actualmente respaldada por los trabajos técnicos del Architecture and Reference Framework (en adelante, “ARF”), orientados a asegurar coherencia jurídica y técnica en su despliegue en la Unión.
El régimen eIDAS 2.0 refuerza esta exigencia al garantizar que la FEQ tenga de un reconocimiento uniforme en todos los Estados miembros y al prever que, a partir de la plena implantación de la EUDI Wallet en 2026, los atributos representativos podrán ser verificados directamente mediante fuentes auténticas vinculadas a la propia wallet.
Conclusiones
El régimen eIDAS 2.0 consolida un sistema unitario, seguro y jurídicamente vinculante para la firma electrónica societaria privada, y prepara la transición hacia un entorno europeo en el que la EUDI Wallet se convertirá en instrumento esencial para la identificación electrónica, la representación societaria y la validez documental en operaciones societarias, mercantiles y registrales en el entorno digital europeo, agilizando operaciones complejas que, en múltiples ocasiones, requieren de plazos ajustados de firma, notarización y presentación en los diferentes registros.
En operaciones y gobierno corporativo aconsejamos mapear los actos que pueden otorgarse por videoconferencia, con especial atención a las aportaciones dinerarias, estandarizar una política interna de firma, definiendo qué documentos requieren FEQ, qué prestadores cualificados se emplean, sellos de tiempo y validación, y actualizar los procedimientos de depósito e inscripción telemática al amparo de los modelos vigentes. En la vertiente notarial, es fundamental preparar el expediente con antelación (identificación, borradores y pruebas técnicas) y planificar una alternativa presencial cuando así sea requerido por el notario o el negocio jurídico supere el perímetro legal de la videofirma.
Desde nuestro equipo de New Law de PwC, contamos con un equipo expertos en derecho mercantil, focalizados en el sector TMT, que aplican métodos y herramientas digitales en las operaciones societarias para agilizar los trámites de firma, otorgamiento de escrituras y presentaciones telemáticas.
Artículo elaborado por Itziar Pastor Inchauspe, manager de New Law y Fernando Gómez Alonso, associate de New Law.
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